¿Cómo evitar el Inventario fantasma?

¿Has detectado Inventario Fantasma en tus registros de almacén? Conoce las causas y consecuencias del inventario fantasma y aprende cómo evitar la discrepancia entre las existencias físicas y tu registro en inventarios.

¿Qué es un inventario fantasma?

Se dice que hay un inventario fantasma cuando las cantidades de inventario físico no concuerdan con las cantidades que existen en el sistema de inventario. Un inventario fantasma tiene un impacto negativo en la cadena de suministro. Entre las consecuencias que atrae un inventario fantasma es el incumplimiento de pedidos o insuficiencia de materia prima para completar el proceso de producción. Por lo tanto, podemos decir que un inventario fantasma provoca la rotura del stock, la perdida de ventas, y el aumento del coste de ventas porque se generan gastos logísticos que no se tenían contemplados. 

Causas del inventario fantasma 

Existen diversas causas que ocasionan este tipo de inventario. Sin embargo, las más comunes son las siguientes: 

Errores humanos

En primer lugar, los errores humanos son los principales causantes. Esto puede ser porque se registró de manera incorrecta el número de entradas o salidas, o bien, se omitieron entradas y salidas.

Robos, una causa del inventario fantasma

Los robos también son una causa común de un inventario fantasma, si bien es un tema delicado para las empresas. Es necesario implementar mecanismos de auditoría para evitar o detectar robos de inventario que puedan ocasionar un desfase entre el inventario físico y el registro en sistema.

Inventarios tradicionales en Excel o a papel.

El uso de inventarios poco automatizados conlleva errores de omisión. Un inventario en Excel o a papel se debe actualizar de manera manual y resulta casi imposible cuando existe una gran rotación de inventario. Por lo tanto, es muy usual que la capacidad de los encargados se vea rebasada, ocasionando inconsistencias. 

¿Cómo evitarlo?

Para evitar los inventarios fantasma es necesario implementar un sistema de inventario automatizado que priorice el seguimiento de mercancía, a través de toda la cadena de suministro. Además, es imprescindible contar con un sistema integrado con lectura de códigos de barras o etiquetas RFID que faciliten la ubicación exacta de las existencias. 

Realizar auditorias periódicas

Las auditorias físicas periódicas son una excelente opción para detectar y controlar las discrepancias entre las existencias físicas y las existencias en sistema. 

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